○七宗町公文書規程
昭和62年7月1日
訓令第1号
第1章 総則
(目的)
第1条 この規程は、事務の能率的な運営を図るため文書の取扱について必要な事項を定めることを目的とする。
(文書事務の原則)
第2条 文書事務は、正確かつ迅速に行うとともにその処理の経過を明らかにするよう努めなければならない。
(文書管理主管部署)
第3条 総務課は、文書管理主管部署として文書管理全体に関する統括管理を行うものとする。
(総務課長の責務)
第4条 総務課長は、文書取扱事務責任者として次に掲げる文書に関する事務を所掌するものとする。
(1) 文書管理全般における各課への運営、連絡、指導、調整及び研修等
(2) 保存書庫の管理
(3) 各種簿冊目録発行及び管理
(4) 保管簿冊通知及び保存、廃棄等の指示
(5) 基準化された簿冊目録の管理
(6) 文書分類の管理
(課長等の職務)
第5条 本庁の課長及び出先機関の長は、文書事務が適正かつ円滑に処理されるよう職員の指揮監督に当るとともに、文書の受領、配布、発送、保管及び廃棄を行うものとする。
(文書取扱主任)
第6条 各課長の文書事務を補助するため、各課等に文書取扱主任を置く。
2 文書取扱主任は、各課等の職員のうちから当該課の課長が命じ、出先機関にあつてはその長をもつてあてる。
3 文書取扱主任は、次に掲げる事務を処理する。
(1) 課等内における文書管理の運営、指導及び調整
(2) 文書管理に関する総務課との連絡調整等
(3) 文書分類基準(細分類)の検討
(4) 各種簿冊目録(控)等の管理
(文書の種類)
第7条 公文書の種類は、次のとおりとする。
(1) 令達文書
(2) 往復文書
(3) 前2号以外の文書
2 令達文書は、次のとおりとする。
(1) 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条第1項の規定により制定するもの
(2) 規則 地方自治法第15条第1項の規定により制定するもの
(3) 告示 法令の規定に基づき、又は行政処分で一般に告知するもの
(4) 訓令 庁中又は出先機関に対して命令するもの
(5) 内訓 庁中又は出先機関に対する命令で機密に属するもの
(6) 達 特定の個人又は団体に対して指示命令するもの
(7) 指令 申請、伺い等に対し指示命令するもの
(公文書の記号及び番号)
第8条 公文書には、次の各号により記号及び番号を付けなければならない。ただし、記号及び番号を付けることが適当でないもの並びに軽易な文書については、記号及び番号を付けないで処理することができる。
(1) 条例、規則、告示、訓令、内訓、達及び指令は、それぞれの種類ごとに区分の上、町名を冠し、追次番号を付けるものとする。
(2) 往復文書は、その年次の数字及び課又は出先機関の記号を記し、秘密に属するものには記号の下に「秘」の字を加え、追次番号を付けるものとする。
(3) 同一事件に関する前号の文書は、その事件が完結するまで始終同一番号を用い、往復の回数に従い、順次番号の下に「の2」「の3」の枝番号を付けるものとする。
3 番号は、暦年により処理するものとする。
第9条 公文書の書式は、公文例(別表)による。
第2章 文書の受付及び配布
第1節 本庁
(到達文書等の取扱い)
第10条 本庁に到着した文書及び物品は、総務課において次の各号により受付し、配布をしなければならない。この場合において、所管に属しない文書を受け取つたときは、関係課に転送することなく総務課に返送しなければならない。ただし、退庁時限前1時間を経過した後到着した文書で特に急を要しないものは、その翌日配布することができる。
(1) 普通文書は、文書の余白部に受付日付印(別記第3号様式)を押して文書番号を記入し、文書件名簿に登載後各課に配布しなければならない。ただし、各種の請求書、報告書、届書等の軽易な文書は、文書番号を記入しないで配布することができる。
(2) 親展文書又は書留文書は、その封筒に受付日付印を押して親展(書留)文書配布簿(別記第4号様式)に登載し、町長及び助役あてのものは総務課に、その他のものは直接その他あての者に配布しなければならない。
(3) 現金、金券、有価証券その他の物品は、金品配布簿(別記第5号様式)に登載し総務課に配布しなければならない。
(5) 電報は、受付後直ちにその文書の余白に受付の日時を明記して取扱者が署名し、電報配布簿(別記第6号様式)に登載し、各課に配布しなければならない。
2 前項の規定により各課に配布すべき文書で2課以上の課に関係のあるものは、その関係が最も深い課に配布しなければならない。
3 職員が第1項の規定による手続きを経ない文書又は物品を受け取つたときは、直ちに総務課に回付しなければならない。
4 文書の持参人が直ちにその処理を求めるときは、職員は、前3項の規定に従い、特に便宜を与えるように努めなければならない。
(電話等による処理)
第11条 口頭又は電話で聴取した事項については、受付票(別記第7号様式)に記載して、受付文書に準じて処理するものとする。
第2節 出先機関
第12条 到着文書は、文書取扱主任において本庁に準じて処理するものとする。
第3章 文書の処理
第1節 本庁
2 立案は、特別の場合を除き、墨又は青インクを用い、字体は明白に書き、訂正したときはその箇所に訂正者が必ず認印を押さなければならない。
3 立案は、簡単にしかもわかり易く書き、重要又は異例に属する事件については、処分の理由、経過の概要又は関係法規その他参考事項を付記し、又は添付しなければならない。
4 電報の立案は、特に簡明に書き、本文及びあて先の上に電文をかたかなで朱書しなければならない。
5 起案用紙の施行上の注意欄及び決裁区分の欄の該当事項は、それぞれ〇で囲むものとし、その決裁区分は、次の表のとおりとする。
決裁区分 | 種別 |
甲 | 決裁者が町長の場合 |
乙 | 決裁者が副町長又は参事の場合 |
丙 | 決裁者が課長の場合 |
(回議)
第14条 起案文書は、次の各号に定める順序により、又はこれに準じて回議しなければならない。
(1) 課にあつては、関係課員を先にし、上司をあとにする。
(2) 他の課に関連する書類は、主務の課の回議を経た後、関係の課に回付する。
2 起案文書の回議を受けた者は、その回議が速やかに完了するように協力しなければならない。回議を遅らせる特別の事情があるときは、あらかじめその立案者に連絡するものとする。
3 起案文書について、関係者が意見を異にするときは協議し、なお決しないときは上司の指揮を受けなければならない。
4 決裁によつて、起案文書の内容に変更をきたし、又は廃案となつた時は、関係者に通知しなければならない。
5 回議を受けた事案の決裁後の事情を知る必要がある起案文書には、その上部欄外に「要再回」の印及びその者の認印を押さなければならない。
6 前項の起案文書は、処分後再回を求めた者に回付し、回付を受けた者は閲覧後速やかに主任者に返さなければならない。
(特殊文書の取扱い)
第15条 起案文書中重要若しくは秘密なもの又は急を要するものについては、課長或いは係長又は主任者が自ら持ち廻り、決裁を受けなければならない。
(緊急事件の処理)
第16条 緊急処分を要する事案であつて正規の手続きを経る暇がないときは、上司の指揮を受け、電話その他の方法を用いて便宜処理することができる。この場合においては、処理後速やかに正規の手続きを経なければならない。
(対外文書の機関名)
第17条 令達文書及び往復文書はすべて町長名を用いなければならない。ただし、往復文書で軽易なものは副町長又は参事名を用いることができる。
第2節 出先機関
(対外文書の機関名)
第18条 令達文書及び往復文書は、出先機関の長名を用いることができる。
(準用)
第19条 文書の処理については、この節に定めるもののほか、本庁に準じて処理するものとする。
第4章 文書の浄書及び発送
第1節 本庁
(文書の浄書等)
第20条 文書取扱主任は、決裁を終つた起案文書(以下「原議」という。)を主任者に交付して、浄書及び校合を行わせた後、総務課に回付させなければならない。この場合において、各課長が指定するものを除き、あて先を明記した封筒を添えさせなければならない。
2 小包その他特別の包装を要する文書及び物品は、主務課において堅固に荷造りし、発送先を明記のうえ総務課に回付するものとする。
3 前2項に定めるもののほか、重要、秘密等文書処理上の注意を必要とするものには、当該文書の上部にそれぞれ重要、秘密等の表示を朱書しなければならない。
(公印、契印及び割印)
第21条 公文書には、公印を押し、原議と契印しなければならない。ただし、往復文書で印刷に付したものには公印を押さないことができる。
2 契約書、登記文書その他とじ替を禁ずる文書は、袋とじとし、割印を押さなければならない。
(文書及び物品の送達)
第22条 文書及び物品の発送は、総務課において次の各号により取扱わなければならない。
(1) 郵便、電報及び使送によるものは郵便(電報)発送簿(別記第14号様式)に登載し、文書件名簿に登載した文書については文書件名簿に処理経過を記入し、料金後納の方法により発送しなければならない。ただし、次に掲げる文書は、郵便(電報)発送簿に登載の手続きを省略することができる。
ア 庁内各課へ発送する文書
イ 軽易な事件の処理に関する文書
(2) 料金後納の方法により文書等を発送する場合は、郵便物に料金後納の表示をし、料金後納郵便物差出票(別記第15号様式)に記入し、郵便局へ差出すものとする。
(3) 文書及び物品の発送は、1日1回とし、平日は午後3時30分までに回付をうけるものとする。ただし、電報又は特に急を要するもので主務課長(係長)の決裁のあるものについては、この限りではない。
(時間外発送)
第23条 執務時間外に発送するものは、主務課(係)において発送するものとする。この場合において、前条第1項第1号の規定を準用する。
第2節 出先機関
(文書の浄書等)
第24条 出先機関の文書の浄書及び発送については、本庁に準じて処理するものとする。
第5章 文書の整理、保管、保存及び廃棄
第1節 本庁
(文書分類)
第25条 文書は、系統的に秩序立てて管理するため、別に定める文書分類表にしたがつて分類しなければならない。
2 大分類、中分類及び小分類については、全庁的な統一の観点から総務課が作成・管理する。
3 細分類については、各課が実際に使用する簿冊に設定したものを総務課が管理する。
(文書分類基準の変更)
第26条 各課は、次に掲げる事由が生じた場合には、速やかに細分類項目の変更を検討し、細分類登録変更届(別記第16号様式)を総務課に提出しなければならない。
(1) 新たな事業等が生じ、文書分類基準の細分類を追加する必要が生じた場合
(2) 文書の移換えや廃棄の際に、文書の保存年限等を見直した場合
2 各課は、次に掲げる事由が生じた場合には、速やかに大分類、中分類及び小分類の変更を検討し、細分類登録変更届を総務課に提出しなければならない。
(1) 新しい事務分掌が設けられたこと等により、既存の分類項目では文書の分類が困難な場合
(2) 各分類項目における文書量が多くなり、文書の検索に不都合を生じた場合
3 総務課は、前2項に定める変更内容を確認の上速やかに文書分類基準を変更し、新たな文書分類基準を各課に提出しなければならない。
(整理の方法)
第27条 文書の整理は、原則として簿冊により行う。
2 1つの簿冊には、原則として作成年度、細分類名及び保存年限が同一の文書のみを綴じるものとする。
3 前項の規定にかかわらず、保存年限の異なる文書を1つの簿冊に綴じる場合は、綴じ込まれた文書のうちで最長の文書の保存年限を当該簿冊の保存年限とみなす。ただし、永年保存の文書は、単独で綴じなければならない。
4 ファイルの種類は、簿冊の厚さに応じ、それぞれ当該各号に掲げるとおりとする。
(1) 簿冊の厚さが1.5cm未満の場合 フラットファイル
(2) 簿冊の厚さが1.5cm以上の場合 チューブファイル
5 前項の規定にかかわらず、保存年限が3年、5年、10年、永年のものについては、チューブファイルを使用する。
6 文書は、基本的に新しいものが上になるように簿冊に綴じる。
(簿冊等の背表紙)
第28条 簿冊には、次に掲げる事項を記入したタイトル(別記第17号様式)を背表紙に添付する。
(1) 保存年限色
(2) 作成年度
(3) 完結年度
(4) 大中小分類
(5) 細分類名
(6) サブタイトル
(7) 保存年限
(8) 廃棄年度
(9) 所属名
(1) 永年保存文書 赤色
(2) 10年保存文書 黄色
(3) 5年保存文書 青色
(4) 3年保存文書 緑色
(5) 1年保存文書 白色
(文書目次の作成)
第29条 文書件数の多い簿冊には、当該簿冊の最初の頁に文書目次(別記第18号様式)を添付しなければならない。
2 簿冊の大きさ、形状等により、文書目次を当該簿冊に綴ることができない場合は、文書取扱主任が一括して保管するものとする。
3 新たな文書を簿冊に綴る場合は、インデックス等により番号を順次記入して、文書目次に文書番号、文書名、保存年限等を順次記入しなければならない。
(文書の移換え)
第30条 文書の移換えは、新年度文書の保管場所を確保するため、毎年4月から5月に完結した現年度文書を課内の現年度以外文書の保管スペースに移動させることにより行う。
2 移換えは、文書取扱主任の指示のもと各課において行う。
(文書の保管)
第31条 文書の保管は、文書取扱主任の指示のもと各課において次に定めるところにより行う。
(1) 各課の職員は、年度末までに翌年保管することとなつたすべての簿冊(常用文書を綴つた簿冊を含む。)について、保管簿冊通知書(別記第19号様式)に必要事項を記載し、文書目次とともに文書取扱主任に提出する。
(2) 文書取扱主任は、職員から提出された保管簿冊通知書と簿冊を対照、確認したうえで、保管簿冊通知書を文書目次の写しとともに総務課へ提出する。
(3) 総務課は、各課文書取扱主任から提出された保管簿冊通知書に受領印を押印し、原本を保管簿冊目録として管理し、その写しを各課の文書取扱主任に交付する。
2 保管の期間は、原則として、保存年限起算日より1年間とする。
(常用文書)
第32条 各課長は、年度が更新されても使用頻度が高い文書を常用文書として指定することができる。
2 常用文書に指定することのできる文書は、次に掲げるものとする。
(1) 通年文書
(2) 台帳・名簿等の使用頻度が高い簿冊
(文書の置換え)
第33条 文書の置換えは、毎年4月から5月に次に定めるところにより行う。
(1) 総務課は、保存書庫へ置換えする必要のある簿冊について、管理している保管簿冊目録から簿冊保存指示書(別記第20号様式)を作成し、各課へ配布する。
(2) 総務課は、常用文書一覧(別記第21号様式)を前項に定める簿冊保存指示書と合わせて各課に交付し、常用文書として保管を継続するかどうかの確認を指示する。
(3) 各課は、常用文書としての役割を終え、保存される常用文書がある場合には、当該簿冊を簿冊保存指示書に加え、文書取扱主任がそのラベルを作成し、各職員に配布し、背表紙に添付させた後に保存対象とする。
(4) 文書取扱主任は、総務課から交付された簿冊保存指示書と簿冊を対照した上で、各課において、総務課の指定する場所に簿冊収納の指示を行う。この場合において、該当する簿冊の文書目次が作成されていることを確認するとともに、その写しを作成し、保管するものとする。
(5) 文書取扱主任は、保存簿冊指示書に置換え日等必要事項を記入し総務課へ提出する。
(6) 総務課は、各課から提出された保存簿冊指示書をもとに、保存書庫へ置換えされた簿冊の確認作業を行うとともに、保存簿冊目録として管理し、その写しを各課の文書取扱主任に交付する。
(7) 文書取扱主任は、交付された保存簿冊目録の写しを保管する。
(文書保存年限等)
第34条 文書の保存期間は、別に定めのあるものを除き次の5種とし、その区分は別表によるものとする。
第1種 永年保存
第2種 10年保存
第3種 5年保存
第4種 3年保存
第5種 1年保存
2 文書の保存年限は、当該文書が完結した翌年度の4月1日から起算する。
(文書の保存)
第35条 文書の保存は、各課が文書取扱主任のもと、保存年限が満了するまでの間、保存書庫において行う。
2 総務課は、各課の文書量を考慮して書棚を割り振るとともに、保存書庫の保守、点検、鍵の管理等を行い、保存されている簿冊の一覧を管理する。
3 書庫の出入りについては、総務課の指示に従わなければならない。
4 書庫の中では喫煙をし、又はその他一切の火気を使用する行為をしてはならない。
(保存文書の利用)
第36条 保存文書を持出すとき及び返却するときは、総務課に常置している保存書庫利用簿(別記第22号様式)に必要事項を記入しなければならない。
2 保存文書を保存書庫外に持出した場合は、文書の利用終了後速やかに保存書庫に返却する。
3 利用が終わつた保存文書は、元に戻し、総務課へ鍵を返却し、保存書庫利用簿に必要事項を記入する。
4 閲覧又は貸出を受けた者は、保存文書を大切に取扱い、無断で書替え、解体、抜取り、差入れ等をしてはならない。
(文書の廃棄)
第37条 保存期間の満了した文書は、町長の決裁を得て廃棄する。
2 文書の廃棄は、保存期間が満了した文書を、毎年4月から5月の文書廃棄期間で、総務課の指定する日に行う。
3 文書の廃棄は、毎年4月から5月に次に定めるところにより行う。
(1) 総務課は、廃棄する必要のある簿冊について、保存簿冊目録から簿冊廃棄指示書(別記第23号様式)を作成し、各課へ交付する。
(2) 職員は、文書取扱主任のもと、総務課から交付された廃棄簿冊指示書と簿冊を対照したうえで、廃棄対象簿冊を総務課の指定する日に指定場所に搬入する。
(3) 文書取扱主任は、簿冊廃棄指示書に廃棄日等必要事項を記入し、総務課へ提出する。
(4) 総務課は、各課から提出された簿冊廃棄指示書をもとに、運び出された簿冊及び保存書庫の整理状況等の確認作業を行うとともに、廃棄簿冊目録として管理し、その写しを各課等の文書取扱主任に交付する。
(5) 総務課は、すべての確認作業を完了した後、廃棄対象の簿冊を焼却又は裁断等適当な方法で処分する。
(6) 文書取扱主任は、交付された廃棄簿冊目録の写しを保管する。
(保存期間の延長)
第38条 総務課から交付された簿冊廃棄指示書に記載されている簿冊のうち、保存期間の延長が必要と判断されたものについては、次に定めるところにより保存期間延長の処理を行う。
(1) 文書取扱主任は、廃棄せず保存期間の延長が必要とされる簿冊について総務課へ報告する。
(2) 総務課は、文書取扱主任からの報告を受け、細分類登録変更届を用いて保管している保存簿冊目録における当該簿冊の保存期間及び廃棄年限等の変更を行うとともに、当該簿冊の背表紙の記載内容変更を文書取扱主任に指示する。
2 文書取扱主任は、総務課からの指示にもとづき当該簿冊の背表紙の記載内容を変更する。
(町史等の編さんに必要な資料価値のある文書の保存)
第39条 町史等の編さんに必要な資料価値のある文書の保存は、次に定めるところにより行う。
(1) 総務課は、簿冊廃棄指示書を各課へ交付する前に文化財担当課へ交付する。
(2) 文化財担当課は、簿冊廃棄指示書を確認し、保存が必要と判断する簿冊がある場合には、当該簿冊を文化財担当課へ移管し、保存期間延長の処理を各課に指示する。
第2節 出先機関
(文書の編集)
第40条 出先機関における完結文書の保存期間種別及び分類は、本庁の例に従い整理しなければならない。ただし、これによりがたいときは出先機関の長は、総務課長と協議して別の分類とすることができる。
(文書の廃棄手続)
第41条 保存期間の過ぎた完結文書は、出先機関の長において廃棄しなければならない。保存期間内の文書であつても出先機関の長が保存の必要がないと認めたものについても同様とする。
(準用)
第42条 この節に定めるもののほか、完結文書の編集及び保存については、本庁に準じて処理するものとする。この場合において、前節中「総務課長」とあるのは、「出先機関の長」と読み替えるものとする。
附則
1 この規程は、平成14年4月1日から施行する。
2 七宗町公文書規程(昭和47年規程第1号)は、廃止する。
附則(平成14年4月1日規程第2号)
この規程は、公布の日から施行する。
附則(平成19年3月16日規程第5号)
この規程は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成22年3月16日規程第4号)
この規程は、公布の日から施行し、平成22年4月1日から適用する。
附則(平成26年3月26日規程第5号)
この規程は、平成26年4月1日から適用する。
附則(平成28年3月16日規程第3号)
(施行期日)
この規程は、行政不服審査法(平成26年法律第68号)の施行の日(平成28年4月1日)から施行する。
附則(令和3年4月13日規程第2号)
この規程は、公布の日から施行し、令和3年4月1日から適用する。
附則(令和4年4月1日訓令第1号)
この訓令は、令和4年4月1日から施行する。
別表(第34条関係)
第1種 永年保存
1 条例、規則及び訓令の原本その他町例規類の原議
・告示簿
2 事業計画及びその実施に関する重要書類
・各種振興計画、大規模な開発計画の申請書等
3 町史その他重要な資料となる書類
・町広報、議会広報等
4 町議会の議事録、議決書等の会議に関する書類
5 官公庁の令達、指令その他官公庁との往復文書で重要なもの
6 重要な事務引継に関する書類
7 重要な訴願、訴訟及び審査請求に関する書類
8 統計書並びに重要な調査及び統計関係書類
9 重要な契約書類
・大規模な工事契約書、重要な不動産等売買契約書(未登記の場合)、重要な不動産等賃貸借(使用)契約書、これらに類するもの
10 職員の履歴書及び任免に関する書類
・辞令、職員台帳、履歴書、宣誓書等
・特別職等の名簿及び記録、各種委員の記録
11 褒賞及び表彰に関する書類
・叙勲の記録、褒賞及び表彰の記録、記念行事の記録、出版物等
12 財産、営造物及び町債に関する書類
・公有財産管理台帳、登記済証等
・起債借入書類等
・重要な寄付行為に関する記録
・町村合併、境界変更及び配分に関するもの
・金銭の支払いに関する証拠書類のうち権利の得失に関するもの
13 税務及び会計に関する重要書類
14 戸籍、衛生、保健、民生及び社会事業に関する重要書類
15 土木、建築及び都市計画に関する重要書類
16 農林、商工、観光及び公共事業に関する重要書類
17 予算書及び決算書
・決算統計、交付税算定書これらに関する結果集計書
18 その他永年保存に必要があると認められる書類
・認可、許可に関する重要書類
・申請、報告及び届出に関する重要書類
・特殊な処分又は事務の創始、改廃に関する重要書類
・機関の設置、廃止に関する重要書類
第2種 10年保存
1 訓令、告示の原議で永年保存に属しないもの
2 契約認可、許可等に関する書類で永年保存に属しないもの
・契約、工事、物品等に関する書類のうち重要なもの
3 中央官庁の訓令、指令及び通達並びに中央官庁に対する上申及び申請書に関する書類で永年保存に属さないもの
(協議書、計画書、補助事業申請書、補助事業変更申請書、補助金内定通知書、補助金交付決定通知書、補助金交付指令書、補助金交付申請書、補助事業実績報告書等)
4 事務引継に関する書類(永年保存のものを除く。)
5 一般的な不動産等売買契約書及び不動産等賃貸借(使用)契約書(永年保存のものを除く。)
6 諸報告及び統計書類で永年保存の必要のないもの
・官公庁への調査、報告で一定期間保存を決められているもの
・通知、照会、回答に関する書類のうち重要なもの
7 法規により施行し、又は処分したもので重要な書類
8 租税その他各種公課に関する書類
・地方税及び税外収入に関する書類のうち重要なもの
9 決算を終わつた会計簿及び証拠書類
・金銭の支払いに関する証拠書類(年度別の収入票、支出票)
10 争訟に関する書類(永年保存のものを除く。)
11 永年保存に関する書類の重要附属書類
・外国人登録に関する重要な書類
12 印鑑、住民登録及び工事関係の書類で重要なもの
13 その他5年を超えて保存の必要があると認められる書類
・町議会に関する書類で長期にわたり参照するもの
・原簿、各種台帳で一定期間保存を必要とするもの
・陳情書等で重要なもの(措置されるまで一定期間を要するもの)
・申請、報告及び届出に関する書類のうち重要なもの
(補助金交付申請書、補助金交付決定通知書、補助事業計画変更申請書、補助金事業廃止又は中止承認申請書、補助金概算払又は前金払請求書、補助事業進行状況報告書、報告事業実施報告書等)
・政策庁議に関するもの(起案書、通知書、報告書等、町の長期計画や政策の決定に関する文書)
第3種 5年保存
1 調査及び統計に関する計算書その他資料
2 公課公租及び手数料についての書類徴収簿の類
3 給与についての書類
4 予算関係の資料
5 文書の収受及び発送に関する書類
6 報告、届出等で重要な書類
7 その他3年を超えて保存の必要があると認められる書類
・出納、経理に関する資料
・庁議に関する文書
・会議、事業に関する文書
(起案書、講師依頼書、通知書、報告書、感想文、検診結果書等、会議、研修、各種事業、検診の開催)
・他機関や他団体との間でやりとりされる文書
(通知文書、照会文書、依頼文書、回答文書、報告文書、進達文書等)
8 出勤簿、休暇・時間外勤務命令簿及び復命書、出張に関する書類
第4種 3年保存
1 町の通知その他の往復文書(1年保存のものを除く。)
・通知文書、起案書、出欠報告書
2 報告、届出等で比較的重要な文書
3 消耗品及び材料に関する受払簿
4 職員の申請、願い届及び届出書類で重要なもの
・住所、扶養(変更)
5 当直日誌類、執務日誌その他これに類する書類で災害対応等の記載のあるもの
6 その他1年を超えて保存の必要があると認められる書類
・財産、造営物に関する重要でないもの
・予算、決算出納に関する軽易なもの
第5種 1年保存
1 町の軽易な通知その他の往復文書
2 報告、届出等で軽易な書類
・台帳に登録した申請書及び届出書
3 各部署相互間の軽易な往復文書
・事務連絡、挨拶状、案内文書
4 当直日誌類、執務日誌その他これに類する書類
5 その他1年を超えて保存の必要を認められない書類
別記様式